Xác minh trong hoạt động công chứng là một trong những vấn đề hết sức quan trọng đối với việc chứng nhận một văn bản công chứng đúng pháp luật. Văn bản công chứng có hiệu lực cao cần phải chấp hành đúng các quy định của pháp luật chung và đặc biệt là pháp luật chuyên ngành về công chứng.

Đó là các quy định về thủ tục, cách thức tiến hành việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch của công chứng viên theo đúng trình tự nhất định thông qua các bước thực hiện công chứng. Trong bài viết này xin trao đổi với bạn đọc về vấn đề xác minh trong hoạt động công chứng  để tham khảo.

Luật công chứng năm 2006 của Quốc hội khoá XI kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2006 có qui định về vấn đề xác minh trong hoạt động công chứng tại một số Điều Luật như sau:

Tại khoản 4 Điều 35 Luật công chứng qui định về công chứng hợp đồng, giao dịch : "Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng".

Tại khoản 2 Điều 48 Luật công chứng qui định về công chứng di chúc: "Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe doạ hoặc cưỡng ép thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định".

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 

Tại điều 49 khoản 3 qui định về công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản: "Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh".

Đối với hoạt động công chứng nhiều trường hợp phải thực hiện xác minh để  bảo đảm tính có thật, tính xác thực của đối tượng hợp đồng, giao dịch, bảo đảm được an toàn pháp lý cao cho văn bản công chứng. Xác minh trong hoạt động công chứng do công chứng viên hoặc có thể do cơ quan có chức năng chuyên ngành thực hiện nhằm thu thập thông tin, tài liệu, chứng cứ từ các đối tượng cần xác minh. Từ đó, để có cơ sở cho công chứng viên xác nhận chính xác người tham gia giao dịch có đủ năng lực hành vi dân sự hoặc mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội hoặc đối tượng của hợp đồng giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch. Xác minh trong hoạt động công chứng là xem xét những sự việc có thật liên quan tới nội dung cần công chứng để làm căn cứ đánh giá, kết luận cho việc công chứng đúng pháp luật. Việc xác minh là để làm rõ tính xác thực của nội dung hợp đồng, giao dịch mà cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng nhằm ngăn chặn vi phạm pháp luật, ngăn ngừa các tranh chấp xảy ra.

Trong hoạt động công chứng những sự việc cần xác minh mà bỏ qua hoặc xác minh không chính xác sẽ gây thiệt hại đến quyền lợi của những người liên quan khi tham gia công chứng hợp đồng, giao dịch. Trong thủ tục, trình tự công chứng việc tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ và xử lý hồ sơ rất quan trọng, các bước tác nghiệp này cần có nhận định chính xác, cần có kỹ năng nghề nghiệp mới nhận biết được vấn đề cần xác minh. Công chứng viên phải nhận định được pháp luật liên quan để áp dụng và yêu cầu bổ sung giấy tờ cần thiết để chứng minh. Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng có dấu hiệu mất năng lực hành vi dân sự hoặc mất năng lực hành vi dân sự một phần, công chứng viên cần phải kiểm tra những câu hỏi liên quan đến nội dung của  hợp đồng, giao dịch để kiểm tra, xác minh năng lực hành vi dân sự.

Trong hoạt động công chứng, việc yêu cầu công chứng hết sức đa dạng, cụ thể như: yêu cầu công chứng về chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà, thế chấp, phân chia tài sản chung, tài sản riêng của vợ chồng, khai nhận di sản thừa kế, Di chúc, vv… Trong mỗi loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng đều liên quan đến nhiều đối tượng cần phải xác minh khác nhau, kết quả xác minh để làm căn cứ cho việc chứng nhận tính xác thực, tính chính xác của hợp đồng, giao dịch.

Xác minh trong hoạt động công chứng có thể thực hiện theo các biện pháp sau: Biện pháp đơn giản là công chứng viên nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc yêu cầu công chứng, trao đổi với người yêu cầu công chứng để đạt được mục đích xác minh hoặc công chứng viên phải đến nơi cần xác minh để tìm hiểu, thu thập chứng cứ các vấn đề cần xác minh. Trường hợp phức tạp phải yêu cầu cơ quan có chức năng, thẩm quyền xác minh sau đó cung cấp thông tin kết luận việc xác minh cho công chứng viên.

Hiện nay, vấn đề xác minh trong hoạt động công chứng còn gặp nhiều khó khăn, bất cập do hệ thống pháp luật còn nhiều chồng chéo, không thống nhất, các văn bản hướng dẫn chưa kịp thời dẫn đến khi công chứng hợp đồng, giao dịch các giấy tờ không hợp lệ, thiếu, không đầy đủ. Vấn đề này do nhiều nguyên nhân nhưng trong đó có sự không đồng bộ của hệ thống pháp luật làm cho việc xác minh trong công chứng phải tốn kém, mất nhiều thời gian, công sức.

Luật công chứng quy định tại Điều 3 về Nguyên tắc hành nghề công chứng là phải:

1.Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.

2. Khách quan, trung thực.

3. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng.

4. Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

Quy định này cho thấy, trách nhiệm của công chứng viên đối với một văn bản công chứng rất quan trọng, đòi hỏi công chứng viên phải có kiến thức pháp luật, kỹ năng nghề nghiệp và trách nhiệm đối với các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên phải kiểm tra, xác minh chính xác những vấn đề liên quan đến nội dung yêu cầu công chứng để chứng nhận văn bản công chứng đúng pháp luật, bảo vệ được quyền lợi và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu công chứng.

Tóm lại: vấn đề xác minh trong hoạt động công chứng rất cần thiết, xác minh trong hoạt động công chứng góp phần quan trọng đối với việc nâng cao hiệu lực pháp luật của văn bản công chứng. Nhiệm vụ của công chứng viên luôn phải nắm bắt kịp thời các quy định của pháp luật nhằm nâng cao kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ. Bên cạnh đó, đối với cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần có sự quan tâm trong việc sửa đổi, bổ sung những quy định của pháp luật chưa đồng bộ, còn chồng chéo để giải quyết một số vấn đề còn vướng mắc về nghiệp vụ trong hoạt động công chứng. Có như vậy, mới giảm bớt được sự tốn kém về thời gian, công sức và kinh phí cho việc xác minh trong  hoạt động công chứng.

SOURCE: CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ BỘ TƯ PHÁP – P.T

Trích dẫn từ:http://www.moj.gov.vn/