Chi phí khi mua hàng hóa không có hóa đơn có được xem là chi phí hợp lý không?

NPTLAWYER tư vấn cho bạn:
1.1    Chi phí của Công ty đối với việc mua hàng hóa/dịch vụ nhưng không có hóa đơn có được xem là các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN hay không?
Theo quy định tại khoản 2.4 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC  và Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì: Đối với các chi phí mà Công ty mua hàng hóa, dịch vụ nhưng không có hóa đơn, và thuộc trường hợp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu số 01/TNDN kèm theo TT 78/2014 dưới đây và có chứng từ thanh toán cho người bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ trong các trường hợp sau thì sẽ được tính vào chi phí hợp lý:
–       Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
–       Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
–       Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
–       Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
–       Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
–       Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT là 100 triệu/năm.
Theo quy định trên, khi Công ty phát sinh giao dịch thuộc một trong các trường hợp vừa nêu thì các khoản chi đối với các giao dịch này vẫn sẽ được xem là khoán chi phí được tính nào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
Thứ nhất, nếu thuộc trường hợp được phép lập Bảng kê khai mua hàng hóa/dịch vụ, phải lập Bảng kê khai mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 01/TNDN kèm theo TT 78/2014.
Thứ hai, có chứng từ thanh toán cho người bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ.
Ngoài ra, các chi phí này phải là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
1.2    Hồ sơ cần thiết để Công ty được khấu trừ các chi phí vào chi phí hợp lý?
–          Bảng kê khai mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 01/TNDN kèm theo TT 78/2014. (Bảng kê khai này phải được người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực).
–          Hợp đồng mua bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ giữa Công ty và bên bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ.
–          Các Chứng từ thanh toán (như Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (thanh toán bằng tiền mặt), các chứng từ khác khi thanh toán qua ngân hàng …).[1]
–          Giấy chứng thực cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
LƯU Ý: Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Điều này đồng nghĩa với việc khoản giá trị chênh lệch thể hiện trong bảng kê và giá thị trường sẽ không được xem là chi phí hợp lý để khấu trừ.
NPTLAWYER chia sẻ cho bạn một số trường hợp cụ thể:
1.1.  Trường hợp 1: Đối với trường hợp Công ty thuê nhà của cá nhân có tổng giá trị tiền thuê ≤100 triệu/năm hoặc tổng số tiền thuê trung bình một tháng trong năm ≤8,4 triệu/tháng.
Theo khoản 7 Điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC, trường hợp này cá nhân sẽ không phải kê khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và cơ quan thuế không thực hiện cấp hóa đơn lẻ. Do vậy Công ty cần có bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ như sau để các chi phí thuê được xem là chi phí hợp lý:
–       Bảng kê khai mua hàng hóa, dịch vụ.
–       Hợp đồng thuê giữa Công ty và bên cho thuê.
–       CMND/CCCD/Hộ chiếu của bên cho thuê.
–       Các chứng từ thanh toán (như Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (thanh toán bằng tiền mặt) …).
1.2.  Trường hợp 2: Đối với trường hợp Công ty thuê nhà của cá nhân có tổng giá trị tiền thuê >100 triệu/năm hoặc tổng số tiền thuê trung bình một tháng trong năm >8,4 triệu/tháng.
Ở khoản thu nhập này, cá nhân bắt buộc phải kê khai nộp thuế tại cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật; do đó, Công ty có thể yêu cầu cá nhân đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn bán lẻ. Công ty sẽ sử dụng hóa đơn này để bổ dung vào hồ sơ thanh toán của mình như sau:
–       Bảng kê khai mua hàng hóa, dịch vụ.
–       Hợp đồng thuê giữa Công ty và bên cho thuê.
–       CMND/CCCD/Hộ chiếu của bên cho thuê.
–       Các chứng từ thanh toán (như Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (thanh toán bằng tiền mặt) …).
–       Hóa đơn bán lẻ.
 
NPTLAWYER hy vọng tư vấn trên sẽ hữu ích cho bạn.
Trân trọng!
 
 
[1] Lưu ý khoản thanh toán trên 20 triệu phải thanh toán qua ngân hàng.